Satu file identik dengan satu buku. Misalnya file brg adalah sama dengan kalau kita punya satu buku yang berisi banyak halaman mengenai barang. Setiap halaman mempunyai informasi mengenai satu jenis barang (mis. TV Toshiba Regza 21 inchi).
Setiap halaman dalam buku barang ini adalah identik dengan 1 rekord dalam jargon programmer.
Untuk setiap rekord ini (dalam hal ini TV Toshiba Regza 21 inchi), kita punya informasi yang lebih detail mengenai harga pokok, resolusi layar, harga jual, stok yang tersisa dll. Setiap detil informasi rekord ini kita sebut sebagai field. Jadi kita bisa punya file brg yang di dalamnya terdapat banyak rekord tergantung dari jenis barang yang kita miliki di dalam toko kita dan untuk setiap jenis barang, kita punya field brgkode, brghrgpok, brghrgjual, brgstok dll.
Bila jumlah halaman dalam buku barang kita sangat banyak, misalnya 10 ribu rekord. Maka sangatlah sulit untuk mencari informasi dari 1 barang tertentu karena kita tidak tahu informasi barang tsb. ada di halaman berapa. Untuk memudahkan pencarian, kita bisa membuat buku buku index yang masing masing kita beri nama misalnya kita buat satu buku index brgkodidx dengan urutan berdasarkan brgkode. Jadi di dalam buku index brgkodidx ini ada isian brgkode yang sudah diurutkan abjad dan di sebelah kanan dari setiap kode barang ada nomor halaman yang menyimpan informasi dari kode barang tsb. Buku buku index lain dapat dibuat dan field field yang diurutkan boleh lebih dari 1 field (composite index). Setiap index juga harus ditentukan apakah isiannya boleh duplikat atau tidak. Dalam hal brgkode ini index brgkodidx akan kita buat tidak boleh duplikat karena kita tidak ingin informasi barang yang sama bisa terjadi duplikat di banyak halaman.
Brgkode Halaman ----------------------------------- ACDAIKIN 527 ACMITSUBISHI 123 BEARINGNGK 324 dst