Semua file database di Ksystem terdiri dari 3 huruf (mis. ppm, pmb, bbm, pcm, brg). Setiap field dari file dimulai dengan nama file yang bersangkutan, misalnya file bbm (buku besar) akan mempunyai field field sepert bbmno (no bbm), bbmket yang semuanya diawali dengan bbm. File file dalam Ksystem dibagi menjadi 2 kelompok besar yaitu file file yang menyimpan informasi penting seperti barang, piutang, hutang, kas/bank, buku besar dan file file lain yang menjadi file transaksi yang berfungsi untuk menerima inputan dari user. File file yang memuat informasi adalah file buku besar (bbm), jurnal (jrn) dan semua file pembantu buku besar di antaranya adalah barang (brd), piutang (ppm), hutang (pmb), piutang giro//hutang giro (pcm), sewa di bayar di muka (acm). Berikut adalah daftar file penting dalam ksystem:
bbm File yang menyimpan data no.rekening buku besar. Dari data ini dapat dikeluarkan laporan neraca dan rugi laba. bbmno : No rekening buku besar, mis. 100.01 bbmket : Keterangan rekening buku besar, mis. Kas Kecil bbmsdawlbl : Saldo awal bulan bbmsdakhbl : Saldo akhir bulan brd File yang menyimpan informasi barang FIFO/LIFO. Data ini berasal dari semua transaksi barang masuk, dan saldonya akan dikurangi pada saat menjalankan semua transaksi keluar barang. brdbrg : kode barang brdlok : kode lokasi barang brdsts : status barang (OPEN : kalau masih ada barang , CLSD : kalau sudah tidak ada) brdtgl : Tanggal masuk barang brdnobbm : Kode rekening persediaan brdnofak : nomor bukti barang masuk brdhrg : Harga satuan barang masuk brdjmu : Jumlah unit masuk ppm File yang menyimpan data penjualan & data piutang baik piutang dagang, piutang lain, maupun piutang karyawan. ppmtype : tipe dari ppm ppmsts : status dari ppm (OPEN : data belum diposting, INPG : data sudah diposting tetapi belum lunas, CLSD : data sudah lunas ) ppmnofak : nomor faktur / bukti piutang ppmplg : kode pelanggan / kode karyawan / kode hutang lain ppmtglfak : tanggal faktur / bukti dibuat ppmtgljtp : tanggal jatuh tempo piutang ppmhpp : total harga pokok barang ppmsisa : sisa piutang ppmtothrg : total kotor penjualan ppmtotfak : total bersih penjualan ppd File yang menyimpan semua informasi aktivitas barang. Jadi file ini akan menjadi detail dari semua transaksi yang berhubungan dengan barang. Misal penjualan, pembelian, retur, dll. ppdsts : OPEN (data belum diposting), CLSD (data sudah diposting) ppdnofak : nomor bukti transaksi ppdtglfak : tanggal faktur ppdsat : kode satuan barang ppdtmp2 : jumlah barang sesuai satuan baik satuan besar atay satuan kecil. Misal: 2 (ppdsat = dozen) ppdtmp : jumlah baran dalam satuan kecil. Jadi jika ppdtmp = 2 dan ppdsat = dozen, maka isi ppdtmp = 24 ppdlok : kode lokasi barang masuk atau saat barang dikeluarkan ppdplg : kode pelanggan ppdbrg : kode barang pmb File yang menyimpan semua informasi hutang / pembelian, yaitu : hutang dagang, hutang lain, dan hutang komisi. pmbtype : tipe dari pmb (misal : F untuk faktur ; R untuk retur ) pmbtk : tipe dari pembelian ( T = Tunai ; K = Kredit ) pmbsts : status pembelian (OPEN:pembelian belum diposting, INPG:pembelian sudah diposting tapi belum lunas, CLSD:pembelian sudah lunas) pmbnofak : Nomor faktur pmbtglfak : tanggal faktur pmbnobbm : nomor rekening hutang pmbsisa : total sisa hutang pbc File ini menyimpan bukti pembayaran hutang ke suplier pbctype : type suplier (DN : Dalam Negeri, LN : Luar Negeri) pbcsts : OPEN (data belum diposting), CLSD (data sudah diposting) pbcscr : asal screen di mana data diisi pbcnoprc : nomor bukti pembayaran hutang pbctgl : tanggal pembayaran hutang pbcsup : kode suplier pbctotfak : total pembayaran hutang pbctotcek : total pembayaran tunai/bank/cek pbd File ini menyimpan informasi pembayaran per faktur. Jadi data pbd ini terbentuk pada saat anda memilih nomor faktur yang akan dibayar hutangnya pbdnobuk : nomor bukti bayar hutang = pbcnoprc pbdsts : OPEN (belum diposting), CLSD (sudah diposting) pbdscr : nomor screen di mana data diisi pbdtglbyr : tanggal bayar hutang = pbctgl pbdtglfak : tanggal faktur = pmbtglfak pbdtgljtp : tanggal jatuh tempo faktur = pmbtgljtp pbdjml : jumlah pembayaran hutang pbdnobbm : nomor rekening hutang pbdsup : kode suplier pjc File ini menyimpan bukti penerimaan piutang dari pelanggan pjctype : type transaksi ( PJ = Penjualan, PB = Pembelian, RJ = Retur Jual, RB = Retur Beli ) pjcscr : nomor screen di mana data diisi pjcnoprc : nomor bukti terima piutang pjctgl : tanggal terima piutang pjcsts : OPEN (data belum diposting), CLSD (data sudah diposting) pjcplg : kode pelanggan pjctotfak : total terima piutang pjctotcek : total terima tunai/cek/bank pjd File yang menyimpan informasi penerimaan piutang per faktur. Jadi data pjd ini akan terbentuk pada saat anda memilih nomor faktur yang akan diterima piutangnya pjdnobuk : nomor bukti terima piutang = pjcnoprc pjdsts : OPEN (belum diposting), CLSD (sudah diposting) pjdscr : nomor screen di mana data diisi pjdtglbyr : tanggal terima piutang = pjctgl pjdtglfak : tanggal faktur = ppmtglfak pjdtgljtp : tanggal jatuh tempo faktur = ppmtgljtp pjdjml : jumlah terima piutang pjdnobbm : nomor rekening piutang pjdplg : kode pelanggan pcm File yang menyimpan informasi penerimaan dan pengeluaran kas / bank / cek pcmtype : tipe dari pcm (misal: T(tunai), C(cek), M(Mutasi), K(Kredit Card)) pcmdk : terisi D apabila penerimaan kas/bank/cek, terisi K bila pengeluaran kas/bank/cek pcmnocek : nomor cek / giro pcmnoprc : nomor bukti transaksi pcmnobbm : nomor rekening kas/bank pcmnobbm2 : nomor rekening piutang giro/hutang giro bila pcmtype = C(cek) pcmsts : status pcm (OPEN:data belum diposting, INPG:data sudah diposting tetapi cek belum dicairkan, CLSD:data sudah lunas) pcmtotal : total Kas/Bank/Cek yang dikeluarkan / diterima jrn File yang menyimpan data jurnal yang terjadi. jrntrn : No.transaksi jurnal, yaitu no urut otomatis dari komputer untuk setiap jurnal yang terjadi jrntgl : Tanggal dibuatnya jurnal. Tgl ini terisi dengan tanggal komputer sekarang. jrntgltrn : Tanggal bukti / faktur jrnnobbm : No.rekening buku besar jrntype : terisi D jika Debet, terisi K jika Kredit