Chapter 7. File - File Utama dan Field - Field Utamanya dalam Program Akuntansi Ksystem

Semua file database di Ksystem terdiri dari 3 huruf (mis. ppm, pmb, bbm, pcm, brg). Setiap field dari file dimulai dengan nama file yang bersangkutan, misalnya file bbm (buku besar) akan mempunyai field field sepert bbmno (no bbm), bbmket yang semuanya diawali dengan bbm. File file dalam Ksystem dibagi menjadi 2 kelompok besar yaitu file file yang menyimpan informasi penting seperti barang, piutang, hutang, kas/bank, buku besar dan file file lain yang menjadi file transaksi yang berfungsi untuk menerima inputan dari user. File file yang memuat informasi adalah file buku besar (bbm), jurnal (jrn) dan semua file pembantu buku besar di antaranya adalah barang (brd), piutang (ppm), hutang (pmb), piutang giro//hutang giro (pcm), sewa di bayar di muka (acm). Berikut adalah daftar file penting dalam ksystem:


bbm
File yang menyimpan data no.rekening buku besar. Dari data ini dapat dikeluarkan laporan neraca dan rugi laba.
	bbmno      : No rekening buku besar, mis. 100.01
	bbmket     : Keterangan rekening buku besar, mis. Kas Kecil
	bbmsdawlbl : Saldo awal bulan
	bbmsdakhbl : Saldo akhir bulan
brd
File yang menyimpan informasi barang FIFO/LIFO.  Data ini berasal dari semua transaksi barang masuk, dan saldonya akan dikurangi pada saat menjalankan semua transaksi keluar barang.
	brdbrg   : kode barang
	brdlok   : kode lokasi barang
	brdsts   : status barang (OPEN : kalau masih ada barang , CLSD : kalau sudah tidak ada)
	brdtgl   : Tanggal masuk barang
	brdnobbm : Kode rekening persediaan
	brdnofak : nomor bukti barang masuk
	brdhrg   : Harga satuan barang masuk
	brdjmu   : Jumlah unit masuk
ppm
File yang menyimpan data penjualan & data piutang baik piutang dagang, piutang lain, maupun piutang karyawan.
	ppmtype   : tipe dari ppm
	ppmsts    : status dari ppm (OPEN : data belum diposting, INPG : data sudah diposting tetapi belum lunas, CLSD : data sudah lunas )
	ppmnofak  : nomor faktur / bukti piutang
	ppmplg    : kode pelanggan / kode karyawan / kode hutang lain
	ppmtglfak : tanggal faktur / bukti dibuat
	ppmtgljtp : tanggal jatuh tempo piutang
	ppmhpp    : total harga pokok barang
	ppmsisa   : sisa piutang
	ppmtothrg : total kotor penjualan
	ppmtotfak : total bersih penjualan
ppd
File yang menyimpan semua informasi aktivitas barang. Jadi file ini akan menjadi detail dari semua transaksi yang berhubungan dengan barang. Misal penjualan, pembelian, retur, dll.
	ppdsts    : OPEN (data belum diposting), CLSD (data sudah diposting)
	ppdnofak  : nomor bukti transaksi
	ppdtglfak : tanggal faktur
	ppdsat    : kode satuan barang
	ppdtmp2   : jumlah barang sesuai satuan baik satuan besar atay satuan kecil. Misal: 2 (ppdsat = dozen)
	ppdtmp    : jumlah baran dalam satuan kecil. Jadi jika ppdtmp = 2 dan ppdsat = dozen, maka isi ppdtmp = 24
	ppdlok    : kode lokasi barang masuk atau saat barang dikeluarkan
	ppdplg    : kode pelanggan
	ppdbrg    : kode barang
pmb
File yang menyimpan semua informasi hutang / pembelian, yaitu : hutang dagang, hutang lain, dan hutang komisi.
	pmbtype   : tipe dari pmb (misal : F untuk faktur ; R untuk retur )
	pmbtk     : tipe dari pembelian ( T = Tunai ; K = Kredit )
	pmbsts    : status pembelian (OPEN:pembelian belum diposting, INPG:pembelian sudah diposting tapi belum lunas, CLSD:pembelian sudah lunas)
	pmbnofak  : Nomor faktur
	pmbtglfak : tanggal faktur
	pmbnobbm  : nomor rekening hutang
	pmbsisa   : total sisa hutang
pbc
File ini menyimpan bukti pembayaran hutang ke suplier
	pbctype   : type suplier (DN : Dalam Negeri, LN : Luar Negeri)
	pbcsts    : OPEN (data belum diposting), CLSD (data sudah diposting)
	pbcscr    : asal screen di mana data diisi
	pbcnoprc  : nomor bukti pembayaran hutang
	pbctgl    : tanggal pembayaran hutang
	pbcsup    : kode suplier
	pbctotfak : total pembayaran hutang
	pbctotcek : total pembayaran tunai/bank/cek
pbd
File ini menyimpan informasi pembayaran per faktur. Jadi data pbd ini terbentuk pada saat anda memilih nomor faktur yang akan dibayar hutangnya
	pbdnobuk  : nomor bukti bayar hutang = pbcnoprc
        pbdsts    : OPEN (belum diposting), CLSD (sudah diposting)
        pbdscr    : nomor screen di mana data diisi
        pbdtglbyr : tanggal bayar hutang = pbctgl
        pbdtglfak : tanggal faktur = pmbtglfak
        pbdtgljtp : tanggal jatuh tempo faktur = pmbtgljtp
        pbdjml    : jumlah pembayaran hutang
        pbdnobbm  : nomor rekening hutang
        pbdsup    : kode suplier
pjc
File ini menyimpan bukti penerimaan piutang dari pelanggan
	pjctype   : type transaksi ( PJ = Penjualan, PB = Pembelian, RJ = Retur Jual, RB = Retur Beli )
	pjcscr    : nomor screen di mana data diisi
	pjcnoprc  : nomor bukti terima piutang
	pjctgl    : tanggal terima piutang
	pjcsts    : OPEN (data belum diposting), CLSD (data sudah diposting)
	pjcplg    : kode pelanggan
	pjctotfak : total terima piutang
	pjctotcek : total terima tunai/cek/bank
pjd
File yang menyimpan informasi penerimaan piutang per faktur. Jadi data pjd ini akan terbentuk pada saat anda memilih nomor faktur yang akan diterima piutangnya
	pjdnobuk  : nomor bukti terima piutang = pjcnoprc
	pjdsts    : OPEN (belum diposting), CLSD (sudah diposting)
	pjdscr    : nomor screen di mana data diisi
	pjdtglbyr : tanggal terima piutang = pjctgl
	pjdtglfak : tanggal faktur = ppmtglfak
	pjdtgljtp : tanggal jatuh tempo faktur = ppmtgljtp
	pjdjml    : jumlah terima piutang
	pjdnobbm  : nomor rekening piutang
	pjdplg    : kode pelanggan
pcm
File yang menyimpan informasi penerimaan dan pengeluaran kas / bank / cek
	pcmtype   : tipe dari pcm (misal: T(tunai), C(cek), M(Mutasi), K(Kredit Card))
	pcmdk     : terisi D apabila penerimaan kas/bank/cek, terisi K bila pengeluaran kas/bank/cek  
	pcmnocek  : nomor cek / giro
	pcmnoprc  : nomor bukti transaksi
	pcmnobbm  : nomor rekening kas/bank
	pcmnobbm2 : nomor rekening piutang giro/hutang giro bila pcmtype = C(cek)
	pcmsts    : status pcm (OPEN:data belum diposting, INPG:data sudah diposting tetapi cek belum dicairkan, CLSD:data sudah lunas)
	pcmtotal  : total Kas/Bank/Cek yang dikeluarkan / diterima
jrn
File yang menyimpan data jurnal yang terjadi.
	jrntrn    : No.transaksi jurnal, yaitu no urut otomatis dari komputer untuk setiap jurnal yang terjadi
	jrntgl    : Tanggal dibuatnya jurnal. Tgl ini terisi dengan tanggal komputer sekarang.
	jrntgltrn : Tanggal bukti / faktur
	jrnnobbm  : No.rekening buku besar
	jrntype   : terisi D jika Debet, terisi K jika Kredit